Managementrapportages

Automatiseren van management-rapportages voor Spaansen Groep

PROCES OPTIMALISATIE • 2023

Door het automatiseren van managementrapportages besparen managers wekelijks aanzienlijk veel tijd. Als gevolg van automatisering verzamelt Spaansen door de jaren heen steeds meer procesgegevens. Met deze nieuwe data wilt Spaansen haar managementrapportages uitbreiden om zo beter te kunnen sturen op haar processen. Mede door automatisering van de rapportages ontstaat de mogelijkheid om gebruik te maken van deze ‘nieuwe’ data, zonder dat de managers wekelijks extra tijd kwijt zijn aan het opstellen hiervan. Hierdoor kunnen zij zich uiteindelijk meer bezig houden met het optimaliseren van processen in plaats van met het opstellen van managementrapportages.

Probleem

Door automatisering in de afgelopen jaren worden steeds meer procesgegevens verzameld. De organisatie wilt deze ‘nieuwe’ data graag gebruiken in haar rapportages, maar door het tijdrovende proces om de huidige rapportages op te stellen komen managers hier niet aan toe. Hiernaast is het wekelijks opstellen van rapportages met de hand een foutgevoelige en repetitieve taak.

Over Spaansen

Spaansen is actief op diverse gebieden zoals grondstoffenwinning, productie van prefab bouwsystemen, handel in tuin- en bestratingsmaterialen en transport van al het bovengenoemde. Met haar eigen binnen- en zeevaart, eigen loswallen en diverse fabrieken en verkooppunten heeft Spaansen haar gehele productieproces in eigen handen. De eigen vrachtwagen vloot bestaat uit meer dan 100 wagens waarmee eigen producten en die van derden worden vervoerd.

Over Spaansen

Oplossing

De organisatie beschikt over een volwassen IT afdeling die alle informatiestromen beheerd. De uitdaging was het samenbrengen van deze informatiestromen en de informatiebehoefte vertalen naar een efficiënt dashboard.

Met behulp van SQL zijn diverse informatiestromen aan elkaar gekoppeld en waar nodig aangevuld met extra data om de data volledigheid te verhogen. Vervolgens is met behulp van Power BI een dashboard ontwikkeld op basis van de verzamelde informatiebehoeftes. Iedere nacht worden de gegevens in het dashboard ververst.

Oplossing

Resultaat

Tijdsbesparing

Door automatisering hoeven managers de maandrapportage niet meer zelf op te stellen.

Nieuwe inzichten

Als gevolg van tijdsbesparing en het combineren van bronnen, krijgen managers nu meer ruimte om te kijken naar procesoptimalisatie met data als ondersteunende factor.